🥉 Kotak Digunakan Untuk Menyimpan Arsip Yang Bersifat

Numeratoradalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. 14. Kotak dan Box Kotak dan box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat induktif 15. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. 16. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder. 17. Kardus Arsip adalah solusi bagi Anda yang bekerja di kantor dan berurusan dengan banyak berkas atau dokumen cetak pasti membutuhkan tempat penyimpanan untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut. Tempat penyimpanan ini harus digunakan untuk membuat dokumen yang disimpan bisa awet dan tahan lama. Oleh karena itu, dalam memilih box arsip atau kotak penyimpanan dokumen dan berkas ini harus memperhatikan beberapa aspek pertimbangan. Itu Box Arsip? Box Arsip OJK Bagi Anda yang terbiasa bekerja dengan arsip, dokumen dan berkas-berkas mungkin sudah tidak asing dengan perangkat penyimpanan satu ini. Namun, banyak juga yang belum mengetahui apa itu box atau kotak arsip ini. Seperti namanya, box arsip adalah perangkat penyimpanan berbentuk kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen-dokumen. Dokumen atau berkas yang disimpan ini termasuk dalam kategori arsip atau dalam kategori dokumennya sudah bersifat in-aktif. Box arsip ini biasanya terbuat dari bahan yang bervariasi, namun umumnya terbuat dari bahan kardus khusus atau kertas khusus. Hal ini bertujuan untuk membuat dokumen-dokumen yang notabene in-aktif tersebut bisa lebih aman, tidak mudah rusak dan pastinya agar lebih mudah dicari ketika dibutuhkan. Dengan adanya box untuk arsip inilah yang nantinya akan semakin memudahkan ketika akan menyimpan arsip ke dalam lemari arsip. Perangkat penyimpanan ini sifatnya sangat penting karena tidak hanya memudahkan penyimpanan, juga akan memudahkan proses pencarian kembali ketika nantinya dokumen tersebut dibutuhkan kembali. Box Arsip? Rak Tempat Penyimpanan Arsip Sebagai perangkat penyimpanan yang bersifat penting, box arsip ini tentu saja memiliki fungsi tersendiri. Karena fungsinya inilah setidaknya Anda yang bekerja di kantor atau bekerja dan berurusan dengan dokumen dan arsip-arsip setidaknya harus memiliki perangkat penyimpanan ini. Lantas apa saja fungsi dari kotak penyimpanan berkas dan arsip ini? Berikut adalah beberapa diantaranya. Menyimpan Arsip-Arsip yang Bersifat In-Aktif Kotak penyimpanan arsip dari kardus atau kardus arsip ini adalah perangkat yang fungsi utamanya adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat in-aktif. Maksudnya, dokumen atau arsip yang mana frekuensi penggunaannya dalam rangka kegiatan administrasi sudah mulai menurun. Artinya dokumen tersebut masih dibutuhkan, namun tidak dibutuhkan dalam frekuensi sesering sebelumnya. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian Fungsi selanjutnya yang bisa Anda dapatkan dengan penggunaan box penyimpanan arsip dari bahan kardus atau kardus arsip ini adalah untuk memudahkan proses penyimpan dan pencarian. Dengan menggunakan kotak penyimpanan ini, Anda bisa mengelompokkan dokumen-dokumen atau arsip berdasarkan kategori tertentu. Dengan begitu akan semakin memudahkan saat menyimpan. Cara ini tidak hanya akan memudahkan dalam proses menyimpan saja, namun ketika dokumen atau berkas tersebut dibutuhkan kembali juga akan memudahkan serta mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut. Menghemat Ruang Penyimpanan dan Membuatnya Tampak Rapi Penggunaan kotak penyimpanan arsip atau kardus arsip ini banyak dipilih karena dengan menggunakan kotak penyimpanan ini akan menghemat ruang penyimpanan Anda. Kotak penyimpanan ini akan membuat arsip yang Anda simpan jadi tertata lebih rapi. Apabila setiap arsip dan dokumen tersimpan lebih rapi pastinya juga akan menghemat ruang penyimpanan Anda. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan Fungsi selanjutnya yang akan Anda dapatkan jika menggunakan kotak penyimpanan dari bahan dasar kardus khusus atau kardus arsip ini adalah dokumen dan arsip yang Anda simpan akan terjamin. Jika Anda masukkan ke dalam kotak penyimpanan ini dokumen dan arsip Anda tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Karena itulah Jika Anda ingin menjaga arsip tetap awet dan tahan lama, maka gunakan kotak penyimpanan ini. Bahan Box Arsip Berdasarkan kegunaan dan fungsi seperti yang dijelaskan sebelumnya, bisa disimpulkan jika box arsip ini memberikan fungsi yang sangat penting untuk penyimpanan dokumen, maka dibutuhkan spesifikasi khusus dalam pembuatan kotak penyimpanan dokumen ini. Spesifikasi untuk membuta kotak penyimpanan arsip ini bahkan sudah masuk dalam standar nasional Indonesia. Meskipun terbuat dari bahan kertas kardus, namun kertas yang digunakan juga merupakan kertas khusus dengan spesifikasi tertentu pula. Bahan utama yang digunakan dalam pembuatan kotak penyimpanan tersebut adalah kertas karton berjenis karton gelombang. Kertas karton gelombang ini adalah jenis kertas karton khusus yang terbuat dari lapisan-lapisan kertas medium yang bergelombang. Selain menggunakan kertas bergelombang, dalam pembuatan kotak penyimpanan artis ini kertas yang digunakan juga dilengkapi dengan kertas penyekat yang terbuat dari kertas liner. Kertas liner ini tidak hanya digunakan untuk bahan penyekat saja, namun juga digunakan sebagai bahan pelapis bagian luarnya. Semua bahan pembuat dan pelapisan kertas yang digunakan untuk kotak penyimpanan arsip ini juga sudah diatur dan harus sesuai dengan Standar Nasional Indonesia SNI. Tak hanya bentuk dan bahan dasar pembuatnya saja yang sudah diatur, keadaan lembaran kertas untuk kardus arsip ini juga sudah diatur, yakni lembaran kertas harus dalam keadaan rata, tidak kisut, tidak berlubang serta tentu saja tidak dalam keadaan kotor. Single Wall Bahan Box Arsip – Single Wall Bahan ini digunakan untuk box arsip yang biasanya berukuran kecil dan sedang . Dapat menampung arsip yang memiliki kategori berat ringan sampai sedang. Double Wall Bahan Box Arsip – Double Wall Bahan ini digunakan untuk box arsip yang biasanya berukuran besar dan menampung banyak arsip, bahan ini lebih kuat dan kokoh. Secara lebih detail, jenis kertas karton gelombang yang digunakan untuk kardus arsip ini terdiri dari 3 lapisan kertas yang terdiri dari kertas kraft k150, kertas medium M150 dan terakhir adalah kertas kraft K150. Sebagai informasi tambahan, simbol yang digunakan tersebut menunjukkan berat gramatur dari kertas serta ketebalan masing-masing jenis kertas. Masing-masing jenis bahan kertas yang digunakan ini juga terbuat dari bahan yang berbeda-beda. Seperti misalnya untuk kertas kraft, terbuat dari bahan dasar serat kayu yang keras seperti kayu pinus. Sedangkan untuk kertas medium, bahan yang digunakan untuk membuat jenis kertas ini adalah flute bubur serbuk kayu yang lunak Box Arsip Pada Umumnya Setelah mengetahui jenis bahan yang digunakan untuk membuat kardus arsip ini, Anda juga harus mengetahui ukuran kotak penyimpanan dokumen ini yang umumnya dijumpai di pasaran. Umumnya, ukuran kotak penyimpanan yang digunakan secara umum ada dua ukuran, yaitu kotak penyimpanan berukuran besar dan kotak penyimpanan berukuran kecil. Masing-masing memiliki dimensi ukuran yang berbeda-beda. Dengan mengetahui ukuran kotak penyimpanan arsip ini, maka Anda bisa memilih ukurannya sesuai kebutuhan Anda. Box Arsip Kecil Box Arsip BRI Ukuran pertama adalah box arsip berukuran kecil. Untuk kotak penyimpanan arsip berukuran kecil ini memiliki spesifikasi dimensi dengan panjang 37 cm, tingginya adalah 27 cm sedangkan lebar atau ketebalan kotak penyimpanannya adalah 9 cm. Sedangkan untuk kotak penyimpanan yang berukuran besar memiliki dimensi yang berbeda dari segi lebar atau ketebalannya saja. Box Arsip Besar Box Arsip Unesa Kotak penyimpanan arsip atau kardus arsip yang berukuran besar ini memilik dimensi panjang dan tinggi yang sama dengan kotak penyimpanan yang berukuran kecil, yaitu memiliki panjang 37 cm dan tinggi 27 cm. Yang membedakan kotak penyimpanan berukuran kecil dan besar adalah pada aspek lebar atau ketebalan kotaknya. Jika kotak penyimpanan yang berukuran kecil memiliki lebar atau ketebalan 9 cm, maka kotak yang berukuran besar ini memiliki ketebalan 19 cm. Bahan Kotak Arsip Melihat kegunaan atau fungsinya yang sangat penting untuk kebutuhan penyimpanan dokumen dan arsip, kualitas bahan yang digunakan untuk membuat box arsip ini juga harus dipertimbangkan. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, tidak semua bahan kertas bisa digunakan untuk membuat kotak penyimpanan arsip ini. Sudah dijelaskan sebelumnya bahan apa saja yang digunakan untuk membuat kotak penyimpanan arsip ini. Setiap bahan ini dipertimbangkan untuk menjaga kualitas kotak penyimpanan arsip nantinya. Bahan yang digunakan untuk membuatnya sudah pasti menggunakan bahan berkualitas terbaik. Bahan kertas berkualitas terbaik yang digunakan tersebut harus memiliki spesifikasi dan karakteristik seperti di bawah ini. Kualitas Bahan Dasar Pembuat Kertas Sudah dijelaskan sebelumnya jika kardus arsip yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau arsip ini terbuat dari bahan khusus yaitu kertas berjenis karton gelombang. Karton gelombang ini adalah jenis kertas yang terbuat dari beberapa lapis kertas, diantaranya adalah kertas medium dan kertas kraft. Penyusun kertas gelombang ini terbuat dari bahan dasar pembuatan kertas berkualitas tinggi. Untuk kertas kraft, bahan yang digunakan adalah serat kayu keras. Tujuannya adalah agar box penyimpanan arsip ini nantinya bisa kuat dan tidak mudah robek karena digunakan untuk memuat dokumen dan arsip dalam jumlah yang banyak. Lapisan kertas selanjutnya adalah lapisan kertas medium yang terbuat dari bahan dasar bubur serbuk kayu yang sifatnya lunak. Penggunaan bahan ini memungkinkan kertas bisa dilipat dan dibentuk menjadi kotak penyimpanan. Ketebalan Kertas Selain bahan dasar pembuatnya, ketebalan jenis kertas yang digunakan juga mempengaruhi kualitas bahan box arsip ini. Kembali lagi pada tujuan dan fungsi utama dari kotak ini, yaitu untuk penyimpanan arsip dan dokumen dalam jumlah yang tentunya tidak sedikit, maka dibutuhkan kertas dengan ketebalan tertentu yang memenuhi standar yang sudah ditentukan. Dalam hal ini, ketebalan kertas dengan kualitas terbaik yang digunakan untuk membuat kotak penyimpanan berkas ini adalah kertas dengan gramatur yang cukup besar, diantaranya adalah K150 untuk jenis bahan kraft dan gramatur M125 untuk jenis kertas medium tetapi jika dirasa masih kurang kokoh dapat menggunakan kertas kraft 200 dan kertas medium 150. Kertas Box Arsip – KraftLinerKertas Box Arsip – Medium Kualitas gramatur arsip pada umumnya Kraft 125k,150k,200k,275k. Medium 112m,125m,150m. Kardus Arsip Kualitas bahan yang digunakan untuk membuat kardus arsip ini tidak hanya dari segi ketebalan dan jenis kertasnya saja. Ada faktor lain yang mempengaruhi kualitas kotak penyimpanan ini. Faktor tersebut adalah bentuk atau desainnya. Menggunakan bahan berkualitas terbaik tidak akan membuat kotak penyimpanan ini lantas berkualitas pula. Untuk mendapatkan kualitas kotak penyimpanan terbaik tersebut, dibutuhkan pula desain yang mendukung agar penggunaan bahan tersebut semakin maksimal. Bentuk Box Arsip Kotak penyimpanan atau box arsip ini berbentuk persegi panjang 3 dimensi. Agar dokumen yang disimpan tetap aman dan tidak rusak, terdapat toleransi ruang sebesar kurang lebih 1 cm di dalamnya. Selain itu, pembuatan kardus penyimpanan ini diberikan pula lubang ventilasi di bagian depan dan belakangnya dengan diameter masing-masing 2,5mm untuk box kecil dan 3cm untuk box kecil. Dengan desain seperti ini akan menjamin dokumen di dalamnya tetap mendapat sirkulasi udara yang cukup sehingga tidak membuatnya jadi lembab. Dokumen yang sifatnya penting harus disimpan dengan rapi dan tepat agar dokumen bisa tetap awet, tidak rusak serta ketika dibutuhkan lagi Anda bisa mencarinya dengan mudah. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan perangkat penyimpanan berupa box arsip yang terbuat dari bahan khusus dan berkualitas. Penjelasan di atas bisa memberikan Anda referensi lebih sebelum menggunakan perangkat ini untuk menyimpan dokumen dan arsip Anda. Untuk melihat berbagai macam model dan bentuk box arsip dapat dilihat di halaman ini. harga kardus arsip Harga dari setiap box arsip pun berbeda dan pada dasarnya harga kardus arsip terdiri dari 3 komponen utama yaitu Box Terdapat berbagai macam bentuk kotak arsip dan tentu bentuk sangat mempengaruhi Box/Kualitas kertas Jika kotak arsip ingin memiliki kualitas yang baik tentu dianjurkan memakai kualitas kertas yang lebih baik dalam hal ini grammatur kertas mempengaruhi ketahanan dari kotak arsip tersebut. pada box Semakin banyak warna atau kerumitan dari desain printing tentu memiliki harga yang lebih mahal daripada yang bewarna lebih sederhana. Untuk memesan dan mengetahui perhitungan harga box arsip dapat lebih lanjut menghubungi kami di halaman ini. Referensi
Tahun1887 Dr. Herman Hollerith telah membuat dan menyelesaikan mesinnya dengan menggunakan punchcard. Sensus pada tahun 1890 menggunakan punchcard berukuran 3 x 5 inchi untuk merekam data dan sebuah kotak digunakan untuk mengurutkan data. Kartu punchcard dimasukkan secara manual, dan secara elektronik mesin menghitung untuk mentabulasi data.
Macam-Macam Peralatan Kearsipan 1. Filling cabinet Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif. 2. Rotary Filling alat penyimpanan berputar Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. 3. Lemari arsip Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar horizontal dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map. 4. Rak Arsip Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral leteral. Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu. 5. Map arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan arsip. Arsip yangd disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50 lembar. Berikut ini ada bebeapa macamm-macam jenis map 6. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh. 7. Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. 8. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut. aHanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya. bOrdner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks pengelompokan arsip. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb Guide pertama Guide kedua Guide ketiga Stapler Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur tetap kuat. Bila terjadi kemacetan dibagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang bersal dari suara yang dikeluarkan dari alat ini, seperti jekrekan jepretan dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi -Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas -Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas -Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas. Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut -Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit. -Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. -Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sbb Beri tinta pada bantalan huruf numerator Atur nomor awal Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. Kotak/box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet kesamping. 11. Alat sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya. Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan. file Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh demikian, tickle file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Cardex card indeks cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar ini terbuat dari bahan besi baja dan kayu. laci kartu Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Alat penyimpanan khusus Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut dangat memunkinkan untuk mnegalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang. Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan -Kartu indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu indekss dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat tentang Judul/ caption Nomor surat Hal surat Tanggal surat Kode surat Kode kartu indeks Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunanakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu menemukan arsip apabila petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/ kode surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/ perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutakan secara alfabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem masaah/ subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/ peminjam harus mengethaui tentang maslah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya,dapat langsung mencari te,apt ditempat penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui tidak ingat, maka sebelum mencari surat ditempat penyimpanan, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut. Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan sistem yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad alfabetis. -Kartu tunjuk silang Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat map dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja , waktu dan peralatan. Disamping itu penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan itu menambah keruwetan dalam sistem penyimpan. Beberapa kriteria dari suatu arsip yang eprlu dibuatkan kartu tunjuk silanya antara lain sebagai berikut Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama. Joko widodo sering dipanggil dengan Jokowi. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya Lim liem tek menjadi Halim Tedy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan ke surat-surat Halim Tedy. Hal ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Indeks bagian atas Lim, Lim Tek Indeks bagian bawah Ted, Halim -Kode Te Nama yang menggunakan singkatan diamana keduanya sama-sama terkenal. Contoh Bank Rakyat Indonesia yang populer dengan BRI. Surat-surat disimpan pada Rakyat Indonesia, Bank maka petunjuk silangnya BRI. Jika surat yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lainnya yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet. misalnya seperti peta, gambar maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silang. -Lembar pinjam arsip Lembar pinjam arsip out slip adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain sebagai berikut Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam. Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak dikembalikan. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman. Lembar ke 3 untuk petugas arsip arsiparis yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Contoh Format Lembar Pinjam Arsip bisa search gambar di internet -Map pengganti out folder Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti out folderdan menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam. -Buku Arsip Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

Kegiatankegiatan ini meliputi pekerjaan yang bersifat untuk mencegah setiap kerusakan jalan dan/atau jembatan lebih lanjut namun tidak dimaksudkan untuk mengembalikan kondisi jalan dan/atau jembatan ke kondisi semula atau ke kondisi yang lebih baik dari semula. 3)Pekerjaan Pengembalian Kondisi harus dimulai paling lambat 30 hari sejak tanggal

Berikut Macam-macam atau Jenis-jenis Alat Kearsipan yang digunakan untuk menyimpan dokumen. 1. Filing Cabinet Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berdderet ke belakang. Filing cabinetberguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung hanging folder. Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam. Rotary alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yang dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Rotary Filling Cabinet 3. Lemari Arsip Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar. Lemari Arsip 4. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya. Rak Arsip 5. Map Arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut - Stopmap Folio Stopmap folio adalah map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif. Stop Map - Map snelhecter Map snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan menggunakan perforatormap yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator. Snelhecter - Folder Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal. - Hanging folder Hanging folder adalah folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. Hanging Folder 6. Ordner Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator. 7. Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. 8. Stapler Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi - stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. - stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. - stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut - Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain. - Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner. - Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner. Perforator 10. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton. Baki Surat/Paper Tray 11. Tickler file Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Ticker File 12. Cardex card index cabinet Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja. 13. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. 14. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut. - Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. - Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit. Demikian Macam-macam / Jenis-jenis alat Kearsipan yang dapat kami sajikan, semoga kita lebih bijak dalam menggunakan peralatan arsip karena kita sudah lebih memahaminya.

1 Penyimpanan dokumen hardcopy kedalam lemari arsip yang disediakan pada setiap seksi. 2. Memindahkan arsip yang sudah lama ke gudang arsip yang disediakan. 3. Meja kerja bersih dari kertas-kertas dan segala macam dokumen. 4. Menghancurkan dan membuang berkas atau dokumen yang tidak penting. 5. Mengembalikan dan menyimpan peralatan ATK kedalam Kotakbox adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet ke samping. 12. Alat Sortir

8 Laporan kondisi arsip. Arsip elektronik memberikan kemudahan untuk enyusun laporan kearsipan yang dibutuhkan oeh manajemen. Laporan kondisi arsip dapat dibuat sesuai format dan isis yang ditetapkan pengguna, seperti laporan arsip berdasarkan pengirim, berdasarkan klasifikasi, dan lain sebagainya. 9.

Penelitianini bertujuan untuk mengetahui kegiatan kearsipan meliputi pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan, pemusnahan, faktor pendukung dan penghambat manajemen pada kantor Sekretariat KPU Provinsi Kalimantan Timur. pemindahan yang di dalamnya terdapat arsip aktif dan inaktif dan pemusnahan yang dilakukan dengan system dibakar
Selainitu, Anda juga harus menyiapkan kotak yang dibutuhkan untuk menyimpan kartu kendali dan juga map arsip. Lebih lengkapnya, kebutuhan untuk rak dan kotak penyimpanan tersebut meliputi: Kotak arsip,merupakan fasilitas yang yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder atau map arsip.
Maparsip ialah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal atau plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang ditabung tidak terlampau banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya dokumentasi jangan sampai ditabung terlalu tidak sedikit sehingga map susah ditutup Berikut ini ada beberapa macam-macam jenis map : Stopmap folio,
View EONOMIC 123 at Borobudur University. ALAT PENYIMPANAN KHUSUS Pengertian • Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentukbentuk yang ViewJAWABAN LATIHAN BIMA SAPUTRA PAS KEARSIPAN KLS 10 OTKP CS MISC at Southern New Hampshire University. 1. Berikut ini definisi yang kurang tepat mengenai kearsipan yaitu a. Sistem
14 Corak dan box kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inatik atau kotak box 15. Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima atau alat sortir 16. Email apple adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map atau folder yang diletakkan pada bagian dari sebuah folder guide 17.
Setiapperusahaan yang baik selalu memperhatikan kerapihan arsip sebagai asset perusahaan. Data atau arsip-asrip yang dimiliki perusahaan merupakan dokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, arisp-arsip tersebut harus dijaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan. Tujuan penyelengaraan kearsipan, antara lain sebagai berikut:
Pekerjaanjuga harus dijaga agar bebas dari setiap parkir liar atau kegiatan perdagangan kaki lima kecuali untuk daerah-daerah yang digunakan untuk maksud tersebut. 1.8.6. DASAR PEMBAYARAN. Tidak ada pembayaran terpisah yang akan dibuat untuk operasi pemeliharaan lalu lintas yang dilaksanakan sesuai dengan Seksi dari Spesifikasi ini.
.